DIE SITUATION?
Ein neuer Kunde.
Mittelgroßes Maschinenbauunternehmen.
Toller Auftrag.
Großes Volumen.
Langfristiges Projekt.
Viele Veränderungen, die auf die Mitarbeiter zukommen.
Wie oft bei solchen Großprojekten wird das Projektteam aus externen Beratern und internen Kräften aufgestellt.
Meine Aufgabe:
eine optimale Kommunikation vor, während und nach dem Change sicherzustellen.
Nicht nur im Projektteam, sondern in Richtung ALLER Betroffenen.
Eines meiner Steckenpferde. Das kann ich gut und mache ich sehr gern!
Alles in Butter also?
Nicht ganz: der Projektleiter besteht auf Anwesenheit. Vom ganzen Team. Fast immer. Damit jeder immer informationsmäßig auf demselben Stand ist.
Für mich bedeutet das:
Ich reise 3 Stunden an, sitze so ungefähr 8 Stunden vor Ort und fahre wieder heim oder übernachte im Hotel.
Und: ein Großteil der 8 Stunden vor Ort sitze ich in Besprechungen, die inhaltlich für meine Aufgabe nicht relevant sind.
Für meinen Kunden bedeutet das:
Er bezahlt mich mehrere Tage pro Woche (ganze Tage!) ausschließlich für meine Anwesenheit.
Und erhält von mir in Gegenleistung eine Arbeit, die ich normalerweise 5x so schnell erledige.
IST DAS ETWA EFFIZIENT?
NATÜRLICH NICHT!
UND DANN?
Ich habe mir das 2 Wochen lang angeschaut.
Und dem Projektleiter dann folgendes Angebot gemacht:
- Ich helfe dir, deine Kosten für uns externe Berater auf ein Fünftel zu reduzieren
- Ich helfe dir, den Anteil von Meetings in diesem Projekt auf ein Drittel zu reduzieren
Ich habe ihm also versprochen, dass er 80% Geld und 60% Zeit spart.
SEINE REAKTION?
Er hat ungläubig gelacht. Nicht geglaubt, dass das möglich ist.
Und dann aus Interesse zugestimmt.
ALSO HABEN WIR LOSGELEGT:
- Meetings komprimiert, zusammengelegt, neu geplant und vor allem mit einer festen Agenda versehen
- nur 1x pro Woche ein Meeting mit dem gesamten Projektteam vor Ort definiert
- einen funktionierenden Prozess etabliert für Online-Meetings (ad-hoc und geplant)
- ein dezentralen und in Echtzeit aktualisiertes Tracking des Projektfortschritts und der einzelnen Aufgaben eingeführt
- jedes Projektmitglied mit den für seine Arbeit erforderlichen Berechtigungen und Befugnissen ausgestattet
Das ist alles keine Raketenwissenschaft! Es muss nur richtig gemacht werden.
Der einzige Fokus: EFFIZIENZ!
UND DAS ERGEBNIS?
Ich bin fix nur noch 1x pro Woche vor Ort. Genauso meine Beraterkollegen.
Dieser eine Tag ist vollgepackt mit wertvollem Austausch, Erfolgsmeldungen, Problemlösungen und Umsetzungspower.
Den Rest der Zeit bin ich im homeoffice. Dort teile ich meine Zeit selber ein. Und rechne nur genau das ab, was ich auch für den Kunden ARBEITE!
Bei Bedarf fahre ich auch nochmal extra zu meinem Kunden.
Dann aber, weil ich es für notwendig erachte und der Kosten-Nutzen-Faktor für meinen Kunden stimmt.
Und meine Beraterkollegen genauso.
UND WAS BEDEUTET DAS FÜR DAS PROJEKT?
- Wir hecheln nicht mehr jedem Meilenstein hinterher, sondern sehen ihnen entspannt entgegen oder sind ihnen sogar voraus
- Voraussichtlich werden wir das Projektbudget nicht voll ausschöpfen, OBWOHL bereits mehrere unvorhergesehene Änderungen aufgetaucht sind
- jeder im Team (auch die internen Mitarbeiter) arbeitet deutlich effizienter, weil er viel weniger Zeit in Meetings verschwendet
- alle wissen zu jedem Zeitpunkt genau den Status des Projektes – AUCH OHNE EXTRA MEETING!
- unser Projekt ist inzwischen das Vorzeigeprojekt des Unternehmens
- jeder gratuliert unserem Projektleiter zur hervorragenden Steuerung dieses Großprojektes
UND ICH?
Habe viel Zeit gewonnen. Die ich sinnvoll nutzen kann:
…Mehrere weitere faszinierende Kundenprojekte zeitgleich
(früher konnte ich fast nie auch nur 2 Projekte gleichzeitig bearbeiten)
…Wertvolle Akquisegespräche für eine gut gefüllte Projekt-Pipeline.
…Persönliche und fachliche Weiterentwicklung zur noch besseren Betreuung meiner Kunden.
…Oder auch einfach nur einen Nachmittag frei, um mit meinen beiden kleinen Jungs den Wald zu erkunden.
EINS NOCH:
Natürlich hat das nicht bei allen meinen Beraterkollegen für Freude gesorgt. Schließlich ist auf einen Schlag ein Teil ihres Umsatzes weggebrochen.
ABER DAS DARF KEIN ARGUMENT SEIN!
Die optimale und maximal effiziente Betreuung des Kunden muss das höchste Ziel sein. IMMER!
Nur so ist man als Berater langfristig erfolgreich. Davon bin ich überzeugt!
UND ÜBRIGENS:
Es haben sich nur die Beraterkollegen beschwert, die KEINE gefüllte Projekt-Pipeline hatten.
Alle anderen haben sich über die gewonnene Zeit mehr als gefreut.
Und nicht zuletzt färbt die tolle Performance des Projekts auf alle Projektmitglieder ab.
Noch mehr Tipps für einen effizienteren Beratereinsatz?
Egal, ob Sie als Berater Ihren Kunden noch mehr Mehrwert bieten wollen.
Oder, ob Sie als Projektleiter oder Führungskraft Ihre externen Berater zum absoluten Projektturbo machen möchten.
Wir telefonieren miteinander. Eine ganze Stunde. Kostenlos.
Und Sie bekommen von mir viele wertvolle SOFORT für Sie umsetzbare Tipps.
Versuchen Sie’s. Sie können nur gewinnen (HIER KLICKEN!).
Ich freue mich auf Sie!
Ihr Sebastian Zitzmann